Opleidingsbeleid - FOCUS Leren & Ontwikkelen

[stack_breadcrumbs image=”4297″]

Casus Opleidingsbeleid

Situatie

Hoe kunnen we ons – beperkte – centrale en decentrale opleidingsbudget zo effectief mogelijk inzetten? Dat was de vraag die een overheidsorganisatie aan FL&O stelde.

Er wordt binnen deze organisatie gewerkt met twee typen opleidingsbudget. Het centrale opleidingsbudget wordt beheerd door HR en uit dit budget wordt een aantal basisopleidingen gefinancierd. Dit zijn opleidingen waarvan de organisatie vindt dat iedere medewerker die gedaan moet hebben. In de praktijk blijkt echter dat deze opleidingen lang niet voor alle medewerkers relevant zijn.

Het afdelingsopleidingsbudget wordt beheerd door de unitmanagers en deze kunnen dit vrij besteden aan opleidingsactiviteiten voor hun medewerkers. De besteding vindt plaats op basis van individuele behoefte. Deze overheidsorganisatie is namelijk gewend om medewerkers jaarlijks opleidingen aan te bieden. Dit gebeurt op individuele basis en zijn over het algemeen vooral functie-inhoudelijke opleidingen.

Het centrale opleidingsbudget wordt dus niet gebruikt om strategische opleidingsdoelen te realiseren, en het afdelingsbudget wordt niet tactisch benut om de afdeling als geheel verder te ontwikkelen.

Oplossing

We hebben voor de invulling van het centrale opleidingsbudget bepaald wat belangrijke thema’s en wensen zijn voor de middellange termijn. Hiervoor leverden onder meer het strategische opleidingsplan van de organisatie en gesprekken met het bestuur en de unitmanagers belangrijke informatie.

Wanneer een afdeling haar opleidingsbudget tactisch wil inzetten ten behoeve van de effectiviteit van de afdeling als geheel, dient ze de resultaten die ze wil behalen als uitgangspunt te nemen – en niet de individuele medewerker. De ontwikkeling en inzet van een opleidingsjaarplan voor de afdelingen met de focus op de te behalen resultaten en de daaruit voortvloeiende ontwikkelingsbehoefte van het team . Voor het in kaart brengen van deze ontwikkelingsbehoefte hebben we de 9-grid voorgesteld.

Resultaat

Uit het centrale opleidingsbudget voor het komende jaar worden nog steeds een paar ‘opleidingen van algemeen belang’ gefinancierd, maar er zijn ook posten opgenomen voor het leiderschapsprogramma (strategisch speerpunt van de organisatie) en het omzetten van vier basisopleidingen tot blended learning opleidingen (combinatie van e-learning en classroom learning) om zowel de kosten van opleidingen omlaag te brengen als de tijdsbelasting te verminderen, waardoor medewerkers minder lang van hun werk zijn ((speerpunt binnen het strategisch opleidingsplan).

Door de invoering van een uniform werkdocument om tot een opleidingsjaarplan te komen, focussen afdelingsmanagers meer op het functioneren van het gehele team in relatie tot de te behalen resultaten en worden er bewustere keuzes gemaakt in het toekennen van vakinhoudelijke individuele opleidingen. Belangrijk voor HR is dat ze nu inzicht heeft in alle opleidingswensen. Ze heeft de opleidingsbehoefte van de organisatie in beeld en is daardoor in staat om gezamenlijk opleidingen in te kopen (lagere kosten) en het aanbod van opleidingen in de eigen opleidingsportal beter aan te laten sluiten bij de daadwerkelijke behoefte.

Strategisch opleidingsbeleid

Competenties zijn belangrijk voor organisaties. De gekozen strategie leidt tot een vraag naar specifieke competenties. En de aard van het werk – zowel binnen bedrijfsvoering als in de uitvoering – vraagt om bepaalde standaardcompetenties.

Een groot belang van het management is om medewerkers optimaal te laten functioneren en presteren. Hiervoor is het essentieel dat managers en het management inzicht hebben in het performance level en het ontwikkelpotentieel van hun medewerkers. Personeel is een key performance factor en dus is het belangrijk om de kwaliteit hiervan in de gaten te houden. Hier geen aandacht aan besteden is hetzelfde als zeggen dat het niet belangrijk is om het oliepeil van je auto te checken – hij rijdt toch nog?

Het is net zo belangrijk voor medewerkers om zelf inzicht te hebben in hun performance en hun ontwikkelpotentieel, want het gaat om hun carrière en werkplezier. Zij dienen de regie te hebben over de ontwikkeling van de eigen competenties en ze moeten ook daadwerkelijk aan de slag kunnen met de ontwikkeling van specifieke competenties. Om fit te blijven in hun functie, om fit te worden voor een volgende functie, en om de fit te houden met de arbeidsmarkt.

Vanuit deze belangen dient HRD beleid te formuleren, zowel strategisch opleidingsbeleid als praktisch opleidingsbeleid. Hiermee faciliteert HRD aandacht voor het werven, benutten en ontwikkelen van de aanwezige en benodigde competenties. Enerzijds ligt de focus op het planmatig ontwikkelen, kwalificeren en begeleiden van het personeel zodat het in staat is om de korte- en langetermijndoelen te realiseren, en anderzijds op het werven van nieuw personeel dat de gewenste competenties al bezit.

Tegelijkertijd dient er met duidelijk performancemanagement te worden gewerkt aan de ontwikkeling van de kwaliteit van het personeel. Hierdoor komen medewerkers tot bloei en kan talent sneller doorgroeien. Ook wordt onderpresterend personeel effectief begeleid om op niveau te komen en kan desnoods afscheid worden genomen van medewerkers die geen toegevoegde waarde meer hebben omdat ze niet ontwikkelbaar zijn op de benodigde competenties en/of competenties hebben die niet langer relevant zijn. Hierdoor ontstaat een dynamiek binnen het personeelsbestand waardoor de gewenste resultaten effectief worden bereikt en het personeel steeds ‘fit’ gehouden wordt.

In het strategisch opleidingsplan geeft HRD o.m. inzicht in het prestatieniveau en het potentieel van het huidige personeelsbestand en geeft ze aan hoe ze door middel van opleidings- en begeleidingsprogramma’s en de inzet van specifiek HRD-instrumentarium de ontwikkeling van het personeel zo kan faciliteren dat het prestatieniveau verbetert en het potentieel optimaal wordt benut.