Casus SPP - Effectief inwerken en optimaliseren functioneren
Situatie
Het COA is in 2015 en 2016 als gevolg van de hoge instroom van asielzoekers enorm gegroeid. Dit had ook zijn effect op de unit Huisvesting, waar veel managers en medewerkers ‘gewoon’ aan het werk zijn gezet, hoewel het huisvestingswerk heel specialistisch is en het werken binnen de wettelijke vereisten en met de verschillende stakeholders veel van individuele medewerkers en teams vergt. Het MT heeft geconstateerd dat de mate van begeleiding (opleiding, coaching-on-the-job, supervisie) die medewerkers kregen, tekort schoot en te ad hoc was. Hier diende lijn in de komen, zodat medewerkers goed ingewerkt zouden worden, de output van medewerkers zou verbeteren en de samenwerking tussen de verschillende teams binnen de unit en met de stakeholders beter zou worden.
Oplossing
De voorgestelde oplossing was het ontwikkelen van een sjabloon voor een inwerkprogramma en een sjabloon voor een leerlijn, het integreren van deze instrumenten in de gesprekkencyclus en het creëren van een koppeling met de gesprekscyclus en het leermanagementsysteem (LMS).
Proces
Nadat de sjablonen waren ontwikkeld, is in gesprekken met de verschillende functionarissen van de unit Huisvesting informatie opgehaald waarmee per functie een inwerkprogramma en een leerlijn is ontwikkeld. De leerlijnen zijn in een opleidingsmatrix geplaats en gekoppeld met het leermanagementsysteem (LMS), waardoor een directe koppeling met concrete opleidingen tot stand is gebracht.
Resultaat
Het ontwikkelen van de inwerkprogramma’s en leerlijnen voor 14 functies heeft een half jaar gekost. Doordat er veel medewerkers bij betrokken zijn geweest bij deze ontwikkeling, zijn het instrumenten van het team geworden en niet wéér iets dat door HR over de schutting wordt gegooid.
De leerlijnen worden tijdens de najaarsgesprekken van 2017 voor het eerst gebruikt om met de medewerker te bespreken welke opleidingen het komend jaar relevant zijn om een optimale bijdrage te leveren aan de resultaten die de unit Huisvesting wil bereiken en vorm te geven aan de individuele ambities van de medewerker. De inwerkprogramma’s worden ingezet op het moment dat er nieuwe medewerkers aan boord komen.
Het overall resultaat is dat de unit Huisvesting planmatig, gestructureerd en op kwalitatieve wijze haar personeel kan inwerken en ontwikkelen om een optimale bijdrage te leveren aan de resultaten die de unit Huisvesting wil bereiken.
Over Strategische Personeelsplanning met FL&O
De bijdrage die HRD levert aan strategische personeelsplanning is cruciaal. Je kunt nog zo’n mooie prognose maken van het personeel dat je in de nabije toekomst nodig hebt, maar als je niet zorgt voor de randvoorwaarden waaronder dat personeel optimaal kan functioneren en doorgroeien, doe je alleen maar aan spreadsheetmanagement. HRD faciliteert beleid en actieplannen op alle HR domeinen – onder meer het ontwikkelen van leerlijnen voor de verschillende functies en het inkopen en organiseren van relevante opleidingen – waardoor het personeel wordt gefaciliteerd om optimaal te functioneren, door te groeien en arbeidsmarktfit blijft. HRD zorgt voor de praktische toepassing van SPP door middel van helder beleid en instrumenten waar leidinggevenden met hun teams en individuele medewerkers mee aan de slag kunnen.
Belangrijke ontwikkelingen voor overheden en het bedrijfsleven zijn:
- de grote verscheidenheid aan functies;
- het nog steeds groeiende belang van klantgericht werken;
- functioneringsknelpunten zullen zich voornamelijk voordoen bij MBO-ers;
- wervingsknelpunten zullen zich voornamelijk voordoen bij HBO-ers;
- vergrijzing van het personeelsbestand en de leemlaag die als gevolg hiervan ontstaat binnen de organisatie;
- vanwege specialistische functies ontstaat de noodzaak om personeel zelf op te leiden;
- politieke en conjuncturele ontwikkelingen vragen om wendbaarheid.
Het doel van strategische personeelsplanning (SPP) is om inzicht te krijgen hoeveel en wat voor soort personeel de organisatie nodig heeft om de ambities op korte en langere termijn te realiseren.
Het doel van toegepaste personeelsplanning (TPP) is om ervoor te zorgen dat het huidige en toekomstige personeel beschikt over de juiste competenties om het werk effectief uit te voeren.
Hoe kan de organisatie haar ambities waarmaken met de medewerkers die ze in huis heeft, zowel nu als in de toekomst? Heeft de organisatie in beeld in hoeverre de medewerkers de juiste kennis, vaardigheden, houding en gedrag hebben? Welke gaten zijn er? Welke instrumenten heeft de organisatie in huis om dit inzicht te verkrijgen en het uitnutten of ontwikkelen van de benodigde competenties te faciliteren?
Met strategische personeelsplanning kan een periodieke doorvertaling plaatsvinden van omgevings- en beleidsontwikkelingen van de organisatie naar opleidingsbeleid rondom de instroom, functioneren, doorstroom en uitstroom van personeel. Het gewenste resultaat is dat alle medewerkers steeds een optimale bijdrage leveren waarbij ze hun talent tot bloei kunnen laten komen én met plezier aan het werk zijn én arbeidsmarktfit blijven.
Strategische personeelsplanning krijgt steeds vaker een plek binnen de meerjarige HRM-nota’s van organisaties en wordt vaker opgenomen in de planning & controlcyclus. FL&O helpt organisaties met het maken van een doorvertaling van dit beleid naar afdelingsniveau – de zogenaamde toegepaste personeelsplanning (TPP). Hoe creëer je een functioneel team dat toekomstbestendig is?
Hierbij hanteert FL&O een aantal uitgangspunten:
- TPP is in de eerste plaats een managementinstrument dat leidinggevenden in staat moet stellen hun integrale managementverantwoordelijkheid uit te voeren. Voor hen is personeelsplanning een belangrijk hulpmiddel bij het implementeren van strategie en beleid.
- de methode voor toegepaste personeelsplanning moet passen binnen de ontwikkeling van de organisatie en de strategische visie op HRM-beleid, zodanig dat de organisatiedoelen en -ambities kunnen worden waargemaakt.
- de focus op kwaliteit (de competenties van medewerkers) en kwantiteit (het aantal formatieplaatsen) moet aansluiten op het huidige en toekomstige productieproces.
- de personeelsplanningmethode moet toepasbaar zijn voor de gehele organisatie – dus zowel op concern- als op afdelingsniveau.
- het vormgeven van de strategische personeelsplanning vraagt om kerngegevens ten aanzien van het personeelsbestand.
Toegepaste personeelsplanning biedt de volgende voordelen:
- inzicht in de huidige situatie en de gewenste kwaliteit en kwantiteit van het personeelsbestand;
- keuzes en (meer)jarenplanningen maken, gericht op de toekomstige capaciteitsbehoefte, wordt gemakkelijker;
- ondersteuning bij het doorvertalen van organisatiebeleid naar HRD-beleid;
- leidinggevenden krijgen de lead om van hun team het beste team te maken.
Het doel van toegepaste personeelsplanning (TPP) is om er – met de organisatiestrategie als uitgangspunt – voor te zorgen dat het huidige en toekomstige personeel beschikt over de juiste competenties om het werk effectief uit te voeren.
HRD advies m.b.t. toegepaste personeelsplanning
FL&O ondersteunt organisaties met het toepassen van strategische personeelsplanning en ontwikkelt instrumenten waarmee leidinggevenden bewust kunnen sturen op de ontwikkeling van krachtige teams.
Dit doen we onder meer met:
- het vormgeven van meerjarenbeleid (strategisch opleidingsplan)
- de ontwikkeling van een sjabloon voor het jaarplan opleidingen
- het vormgeven / optimaliseren gesprekscyclus
- het ontwikkelen van leerlijnen
- het ontwikkelen van inwerkprogramma’s
- het toepassen van competentiemanagement
Onze ervaring met Focus Leren & Ontwikkelen
[stack_testimonial pppage=”3″]
Meer weten over het toepassen van strategische personeelsplanning en het ontwikkelen van instrumenten waarmee leidinggevenden bewust kunnen sturen op de ontwikkeling van krachtige teams?