Vier de bijdrage die je medewerkers leveren
- Wat is de doelstelling van de gesprekscyclus, of zou dat moeten zijn?
- Hoe en in welke vorm past beoordeling daar in?
- Hoe zou de gesprekscyclus het meest zinvol zijn?
De gesprekscyclus is volgens mij een inspiratie-instrument. Het moet medewerkers en leidinggevenden motiveren om samen te werken aan resultaten die goed zijn voor de afdeling/organisatie, het team en de individuele medewerker/leidinggevende.
Een effectieve gesprekscyclus bestaat uit een aantal formele en informele gesprekken die een medewerker gedurende een bepaalde periode (meestal een jaar) voert met zijn leidinggevende. Tijdens deze gesprekken bespreekt de medewerker met zijn leidinggevende de doelstellingen en resultaten voor het komende jaar, zijn functioneren en het resultaat dat hij heeft behaald.
De medewerker voert deze gesprekken. Dat heb je goed gelezen. In mijn optiek moet de medewerker namelijk de eigenaar zijn van zijn eigen functioneren, en niet diens leidinggevende. Alleen als iemand intrinsiek gemotiveerd is, zal hij het beste uit zichzelf en zijn omgeving halen. Het is dus belangrijk is dat een leidinggevende zijn medewerkers tot eigenaar bombardeert van hun eigen functioneren en ontwikkeling. Hij geeft hen de regie, en coacht ze om hun resultaten te halen en het beste uit zichzelf te halen.
De gesprekscyclus is een belangrijk onderdeel van performancemanagement. Met de gesprekscyclus zorg je voor een optimale aansluiting tussen de doelstellingen van je bedrijf, de resultaten die jouw afdeling moet realiseren om daar een effectieve bijdrage aan te leveren en de bijdrage die iedere medewerker daar weer aan gaat leveren.
Het doel van de gesprekscyclus is om per periode (meestal een jaar) tot heldere afspraken te komen over de te behalen resultaten, de uitdagingen die daarbij komen kijken en de ondersteuning die de medewerker daarbij nodig heeft.
Het is een cyclus, omdat je begint met een planningsgesprek en eindigt met een beoordelingsgesprek. Tussentijds monitor je – onder meer met formele en informele overleggen – de voortgang. Als je de gesprekscyclus gebruikt als inspiratie-instrument, dan horen daar oom inspirerende termen bij. Vandaar dat wij er bewust voor kiezen om het planningsgesprek ambitiegesprek te noemen, en het beoordelingsgesprek succesgesprek.
Naast de focus op resultaten is de gesprekscyslus bij uitstek een goed instrument om te bouwen aan functionele teams met medewerkers die het beste uit zichzelf willen halen en zichzelf verder willen ontwikkelen (talentontwikkeling).
Wat zijn de voordelen?
Steeds beter presteren
Misschien presteert een medewerker onvoldoende. Of hij presteert wel goed, maar niet optimaal. Door te focussen op wat goed gaat en wat beter kan, biedt de gesprekscyclus mogelijkheden om de prestaties van medewerkers te verbeteren en zijn bijdrage te plaatsen in de context van de afdeling en de organisatie.
Betere samenwerking
Open en eerlijke gesprekken kunnen leiden tot een betere samenwerking. Met de gesprekscyclus heb je meerdere momenten waarop je zulke gesprekken kunt houden. Zo krijgen zowel de medewerker als de leidinggevende de mogelijkheid om aan te geven wat zij nodig hebben om beter te presteren en er samen een succes van te maken. Als beide hier vervolgens rekening mee houden, komt dit de samenwerking ten goede.
Welke gesprekken?
In de gesprekscyclus zijn meestal drie formele (soorten) gesprekken te herkennen. Dit zijn het ambitiegesprek, de voortgangsgesprekken en het resultatengesprek. Deze gesprekken vinden op verschillende momenten in het jaar plaats.
Het ambitiegesprek
Het begin van het jaar wordt meestal gezien als een goed moment om nieuwe plannen te maken. Daar kun je je gesprekscyclus op aan laten sluiten. Maar op het moment dat er een nieuwe medewerker in dienst komt, is dat het natuurlijke moment om afspraken te maken.
De gesprekscyclus begint met een ambitiegesprek. Bij dit gesprek gaat de medewerker om de tafel met de leidinggevende. Zij bespreken dan de hun ambities voor de komende periode met betrekking tot het werk, de samenwerking en de bijdrage aan het succes van het team. Zowel de plannen en ideeën van de medewerker als die voor de onderneming of afdeling staan centraal in dit gesprek.
Persoonlijk resultatenplan
Het inspiratiegesprek levert een Persoonlijk Resultatenplan op. Dit wordt opgesteld door de medewerker. Hij maakt duidelijk welke resultaten hij wil (en moet) bereiken, welke competenties hierbij van belang zijn, wat per resultaat zijn uitdagingen zijn en welke ondersteuning hij nodig heeft. Onderdeel van het persoonlijk resultatenplanvan FL&Ois een projectmanagementinstrument waarmee de medewerker zijn vorderingen bijhoudt.
Voortgangsbesprekingen
Gedurende het jaar sta je samen een aantal keer stil bij het functioneren. Doordat de medewerker zijn eigen voortgang bijhoudt, heeft hij hier op ieder moment een goed beeld van. Tijdens een formeel voortgangsgesprek bespreekt de medewerker met zijn leidinggevende in hoeverre hij op schema loopt, hoe het gaat met het toewerken naar de afgesproken resultaten en welke bijsturing of ondersteuning hij eventueel nodig heeft. Omdat de bijdrage aan het team een vast onderdeel is van zijn plan, is de bijdrage van de medewerker aan het succes van het team vanzelfsprekend onderwerp van gesprek. Ook komt ter sprake hoe de medewerker naar zijn resultaten toewerkt en of en hoe dit slimmer en beter zou kunnen. Door naast het formele gesprek periodiek een informeel voortgangsgesprek te houden, blijf je op elkaar betrokken, kun je elkaar helpen om de gewenste resultaten te bereiken en voorkom je vervelende verrassingen aan het einde van het jaar.
Succesgesprek
Aan het einde van het jaar kijk je samen terug op de successen die jullie hebben geboekt. De medewerker kan dan een oordeel vellen over de bijdrage die hij heeft geleverd aan zijn eigen professionele ontwikkeling, het functioneren van het team en de ambities van de afdeling/organisatie, maar ook over de manier waarop hij tot zijn resultaten is gekomen. Hij kan zijn successen benoemen, aangeven in hoeverre hij de afgesproken resultaten heeft behaald én aangeven wat hij beter of anders had kunnen doen. En de leidinggevende kan aangeven welke ondersteuning hij heeft geboden zodat de medewerker zo succesvol heeft kunnen zijn. Aan dit gesprek zijn vaak beloningen verbonden, zoals een loonsverhoging, een prestatiebonus of een contractverlenging. Het is belangrijk om deze beloningen en de voorwaarden waar aan moet worden voldaan om ze te krijgen al in het ambitiegesprek te benoemen en af te spreken. Het succesgesprek levert de eerste input op voor het ambitiegesprek voor de komende periode.
Samenvattend
De gesprekscyclus is een belangrijk instrument binnen performancemanagement. Met de gesprekscyclus zorg je voor een optimale aansluiting tussen de doelstellingen van je bedrijf, de resultaten die jouw afdeling moet realiseren om daar een effectieve bijdrage aan te leveren en de bijdrage die iedere medewerker daar weer aan gaat leveren. Door de gesprekscyclus te positioneren als inspirerend en de medewerker de regie te geven, kun je een situatie creëren waarin mensen het leuk gaan vinden om samen aan de organisatie te bouwen.
Willem Ezerman
Strategisch HRD adviseur
Oktober 2020
P.s. Verder praten over dit onderwerp? Neem contact op via 06 1619 7002 om een afspraak te maken. Lees verder over onze adviesdiensten.
0 Comments